BAB 7
MANAJEMEN SDM
RITEL
·
Penarikan sumberdaya manusia ritel
pembahasan
A. M. Manulang dalam bukunya Manajemen Personalia, (1987 :
14) yang dikutif oleh Moh. Moh. Abdul Mikhyi dan Hadir Hudyanto sebagai berikut
: “Sumber daya manusia atau personali adalah Hakikat Sumber Daya Manusia Pada
setiap organisasi atau perusahaan khususnya pada lembaga pendidikan diperlukan
adanya suatu sumber daya manusia sebagai tenaga kerja. Oleh sebab itu bahwa
yang dimaksud dengan sumber daya manusia adalah tenaga kerja, hal sebagaimana
menurut tenaga kerja, buruh atau pegawai yang mengandung arti keseluruhan
orang-orang yang berkerja pada suatu organisasi tertentu.”[1] Dari pendapat
tersebut jelas bahwa sumber daya manusia adalah tenaga kerja yang menduduki
suatu posisi atau orang-orang yang mempunyai tanggungjawab untuk melaksanakan
tugas atau pekerjaan pada suatu organisasi atau instansi tertentu. 5
”Hal yang penting untuk diperhatikan oleh organisasi adalah bagaimana
memperoleh tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan dan posisi yang akan diduduki,
bagaimana mengembangkannya dan memelihara tenaga kerja, menggunakan serta
mengavaluasi hasil kerjanya.”[2] Untuk menjaga agar tenaga kerja tidak terjadi
ketinggalam atau tidak ada peningkatan, maka bahwa tenaga kerja harus selalu
ditingkatkan diarahkan pada peningkatan mutu dan kualitas dalam bekerja.
Menurut Moh. Abdul Mukhyi dan Hadir Hudiyanto mengemukakan 3 faktor yang
mempengaruhi kegiatan pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia, yaitu :
“reputasi perusahaan di mata anggkatan kerja, tingkat pertumbuhan angkatan
kerja dan tersedianya tenaga kerja dengan kualifikasi pendidikan dan
keterampilan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.”[3] Berdasarkan hal tersebut,
maka bahwa sumber daya manusia merupakan tenaga kerja yang secara keseluruhan
menempata pada suatu tempat atau posisi yang dalam posisinya itu memiliki suatu
tanggungjawab untuk melaksanakan tugas atau pekerja yang menjadi
tanggungjawabnya, hal ini tentunya harus didukung oleh kemampuan atau
keterampilan yang dimiliki oleh seorang tenaga kerja, sehingga tugas pekerjaan
dapat dilaksanakan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
B. Hubungan antara Penarikan dan Perencanaan Sumber Daya
Manusia Untuk menghasil penarikan sumber daya manusia yang sudah memiliki
kemampuan sesuai dengan bidang atau kebutuhan tenaga kerja pada suatu instansi
atau institusi, maka diperlukan adanya suatu perencanaan dalam penerimaan atau
penarikan sumber daya manusia yang akan diterima sesuai dengan kualifikasi yang
tentunya ditetapkan terlebih dahulu. Menurut Muhammad Abdul Mukhyi dan Iman
Hadi Saputro, mengemukakan bahwa : “Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam
berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar
manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan
diperlukan dalam setiap jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan
maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi
manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan
keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.”[4] Berdasarkan
uraian tersebut, bahwa perencanaan merupakan suatu kegiatan yang selalu ada
dalam setiap organisasi atau instansi, karena perencanaan merupakan suatu
kegiatan awal dari setiap kegiatan, oleh karena itu bahwa manajemen sumber daya
manusia merupakan bagian dari perencanaan dalam suatu organisasi atau instansi,
maka dengan demikian bahwa dalam merencanakan atau memanajemen sumber daya
manusia dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan yang menjadi target yang harus
dicapai. Untuk mencapai tujuan suatu organisasi atau instansi tentunya
diperlukan tenaga-tenaga yang profesional, maka dari itu bahwa memanajemen atau
merencanakan sumber daya manusia harus melihat pada unsur-unsur yang berkaitan
dalam penempatan tenaga kerja, unsur dimaksud di antaranya unsur perencanaan,
unsur tenaga kerja (sumber daya manusia), unsur tujuan, dan unsur logistik.
Dari beberapa unsur tersebut tentunya saling keterkaitan, dan saling
berhubungan serta saling mempengaruhi antara yang satu dengan yang lainnya,
maka bahwa antara perencanaan dengan sumber daya manusia jelask ada hubungan,
yang selanjutnya bahwa dalam perencanaan sumber daya manusia di dalam ada
proses penarikan, penempatan, promosi atau pemindahan dari suatu posisi ke
posisi lainnya dalam organisasi atau instansi. Berdasarkan uraian tersebut, bahwa
antara penarikan dan perencanaan sumber daya manusia adanya suatu hubungan
tidak dapat dipisahkan, di mana bahwa dalam perencanaan itu sendiri adanya
suatu proses penarikan atau recruitment untuk mengisi suatu posisi tertentu
yang ada dalam organisasi atau instansi, sehingga kebutuhan tenaga kerja dapat
terpenuhi. C. Media Penarikan Sumber Daya Manusia
Dalam setiap organisasi atau instansi sesuai dengan perkembangannya akan
memerlukan sumber daya manusia yang profesional untuk ditempatkan pada posisi
tertentu, sebagaimana menurut Soekidjo Notoatmodjo yaitu : “Tiap organisasi
mempunyai cara yang berbeda-beda dalam menarik karyawannya. Beberapa organisasi
yang besar mempunyai sistem yang sangat baik dan dengan menggunakan media massa
yang canggih dalam menarik calon karyawan. Tetapi ada beberapa organisasi, cara
penarikan calon karyawan ini sangat sederhana, dan dengan media yang sederhana
pula.”[5] Dari pendapat tersebut dikemukakan bahwa cara dalam penarikan atau
rekruitment sumber daya manusia dalam setiap organisasi atau instansi itu
melakukannya ada yang dengan cara sederhana dan ada juga dengan media massa
yang sudah canggih, hal ini tentunya terkait dengan keadaan dari organisasi
atau instansi itu sendiri, yakni berhubungan dengan sistem yang dimiliki dan
anggaran yang ditetapkan dalam penarikan atau rekruitment sumber daya manusia
atau karyawan yang dibutuhkan. Adapun cara yang pada umumnya digunakan dalam
penarikan sumber daya manusia adalah baik itu dengan alat media cetak atau
elektronik, hal ini sebagaimana dikemukakan oleh Soekidjo Notoatmodjo sebagai
berikut
: 1. Iklan
2. Badan-badan
penyaluran tenaga kerja
3.
Lembaga-lembaga pendidikan
4.
Organisasi-organisasi karyawan
5.
Organisasi-organisasi profesional
6. Leasing
(penyewaan)
7.
Rekomendasi dari karyawan
8. Nepotisme
Open house.
[6]
Berdasarkan pendapat tersebut, maka dalam penarikan sumber daya manusia atau
calon karyawan ada berbagai macam cara dan biasanya disesuaikan dengan dedikasi
yang muncul dari para perencana yang ada dalam suatu organisasi atau instansi
untuk penarikan karyawan baru. Penarikan sumber daya manusia melalui iklan
tujuannya adalah agar rencana penarikan sumber daya manusia atau karyawan itu
dapat sampai pada seluruh lapisan, hal sesuai dengan pendapat Soekidjo
Notoatmodjo, bahwa “Menarik calon karyawan melalui iklan di media massa, baik
elektronik maupun media cetak mempunyai efektivitas tinggi, karena dapat
menjaring seluruh lapisan masyarakat pelamat, dan pelamar dapat lebih banyak.
Hal ini mempunyai beberapa keuntungan, antara lain organisasi mempunyai
kesempatan yang lebih luas untuk memilih calon karyawan yang lebih baik
.[7] Dalam
penarikan calon karyawan atau pegawai melalui media massa ini pada saat
sekarang ini sudah banyak digunakan oleh perusahan atau instansi pada umumnya,
karena dengan menggunakan media massa baik elektronik maupun cetak dapat sampai
kepada seluruh lapisan masyarakat, seperti surat khabar atau yang sejenisnya
dapat menarik calon karyawan atau pegawai yang jumlah pendaftar atau memasukan
lamaran akan lebih banyak, sehingga perusahaan atau instansi dapat memilih
spesifikasi calon karyawan atau pegawai yang akan diterima sesuai dengan posisi
yang dibutuhkan. Penarikan calon karyawan atau pegawai melalui iklan di media
cetak terbagi dua jenis, sebagaimana menurut Soekidjo Notoatmodjo, yaitu “want
ad dan blind ad. Want ad di mana organisasi dan bagaimana cara melamar
disebutkan dalam iklan itu. Cara ini digunakan untuk memberikan kesempatan para
calon karyawan untuk berkomunikasi langsung kepada organisasi yang
bersangkutan. Sedangkan cara blin ad yaitu tidak menyebutkan nama dan alamat
organisasi yang memerlukan karyawan. Lamaran para pelamar biasanya dialamatkan
ke P.O. Box. Cara ini digunakan untuk menghindari membajirinya calon karyawan
atau pelamat ke Kantor organisasi yang bersangkutan.
[8]
Penarikan sumber daya manusia juga dapat dilakukan melalui badan-badan penyalur
tenaga kerja, baik pemerintah maupun swasta. Menurut Soekidjo Notoatmodjo,
bahwa “Di Indonesia di tiap-tiap provinsi mempunyai kantor penempatan tenaga
kerja (pemerintah) yang fungsinya adalah menyalurkan tenaga-tenaga kerja yang
telah mendaftarkan ke kantor penempatan tersebut ke organisasi-organisasi, baik
pemerintah maupun swasta yang memerlukan calon karyawan. Bahkan beberapa
organisasi mewajibkan setiap pelamarnya untuk mencari “kartu kuning”, yaitu
suatu bukti bahwa ia telah terdaftar di kantor tenaga kerja.
”[9] Dengan
demikian bahwa proses penarikan tenaga kerja dalam memberikan informasi
lowongan atau kekosongan posisi di suatu organisasi atau instansi dapat
dilakukan dengan berbagai macam cara yakni dari mulai memasang iklan sampai
pada cara open house di mana orang-orang yang ada di sekitar organisasi atau
instansi diundang untuk datang. D. Kendala dalam
Penarikan (Recruitment) Tenaga Kerja Dalam setiap kegiatan tentunya tidak akan
terlepas dari suatu kendala atau hambatan,begitu juga dalam penarikan sumber
daya manusia atau tenaga kerja biasanya terjadi suatu kendala Langka tidaknya
keahlian atau keterampilan-keterampilan tertentu. Telah dimaklumi bahwa dalam
kehidupan organisasi yang semakin kompleks dewasa ini, semakin beraneka ragam
keahlian dan keterampilan yang diaperlukan.
4. Proyeksi
angkata kerja pada umumnya. .
5. Peraturan
perundang-undangan di bidang ketenagakerjaan. Berbagai peraturan
perundan-undangan merupakan faktor eksternal yang harus diperhitungkan dan
ditaati. 6. Praktek rekrutmen oleh
organisasi-organisasi lain. Teori manajemen sumber daya manusia menekankan
pentingnya pengelolaan sumber daya manusia diselenggarakan berdasarkan
norma-norma etika yang berlaku di masyarakat.
7. Kendala
terkahir yang perlu dipertimbangkan oleh para pencari tenaga kerja ialah
tuntutan tugas yang kelas akan dikerjakan oleh para pekerja baru itu
.[11]
Berdasarkan uraian tersebut, bahwa kendala eksternal atau lingkungan sekitar di
mana tingginya tingkat pengangguran yang menyebabkan banyak pelamar terhadap
instansi untuk menjadi tenaga kerja, sehingga hal ini dibutuhkan penyeleksian
dalam penerimaan atau penarikan tenaga kerja, sedangkan apabila sebaliknya
tingkat tenaga kerja yang rendah akan terjadi suatu kendalam dalam penarikan
tenaga kerja akibatnya para tenaga kerja akan merasa gampang memperoleh
pekerjaan yang akhirnya mereka jual mahal. Untuk mengatasi kendala tersebut,
maka bahwa organisasi atau instansi, khususnya lembaga pendidikan harus
memperhitungkan atau menanggulangi yang menjadikan terjadinya suatu hambatan,
di mana dalam penentuan kebijakan lembaga pendidikan harus sesuai dengan
harapan dari semua unsur, baik unsur guru sebagai tenaga kependidikan, unsur
siswa, dan unsur lingkungan masyarakat sekitar, di samping itu harus dalam
penarikan tenaga kependidikan harus yang benar-benar mempunyai latar belakang
pendidikan yang sesuai, dan penempatan atau pembagian tugas yang sesuai dengan
bidang keahlian yang dimiliki oleh masing-masing, sehingga tujuan-tujuan yang
telah ditetapkan dapat tercapai secara optimal.
·
Seleksi sumberdaya manusia untuk ritel
Setiap selesai
tugas pada satu bagian tertentu, mereka akan dievaluasi. Demikian seterusnya
hingga selesai masa evaluasi. Setelah masa evaluasi berakhir, MT tidak akan
lagi di-rolling. Itu berarti saatnya ia mulai membangun karier di perusahaan
tersebut. Bagaimana Proses Seleksi Management Trainee? Program Management
Trainee (MT) adalah program pengembangan karyawan dengan pola rekrutmen dan
jalur yang khusus. Khusus karena kriteria rekrutmen yang dipakai biasanya lebih
tinggi, dan kadang kala sangat tinggi bila dibandingkan dengan kriteria
rekrutmen untuk karyawan dengan pola biasa. Mulai dari syarat indeks prestasi
(IPK) yang tinggi, pengalaman organisasi yang memadai, kemampuan atau skill
yang cukup, hingga penguasaan bahasa asing yang baik. MT dirancang khusus untuk
menyiapkan kader-kader pemimpin perusahaan di masa depan. Oleh karena itu
proses seleksi program MT dilakukan dengan sangat ketat, baik dilaksanakan
sendiri oleh bagian SDM perusahaan maupun dengan menyerahkannya kepada konsultan
terpercaya. Ribuan peserta yang mengikuti proses seleksi disaring sehingga
menyisakan sedikit kader terbaik. Berbanggalah mereka yang berhasil lolos
mengikuti program MT. Tetapi jangan sombong, karena program ini setiap tahun
selalu ada sehingga anda bukan satu-satunya kader pimpinan masa depan. Karena
setiap tahun ada, maka biasanya disebut sebagai MT angkatan ke-xx. Proses
seleksi karyawan MT bisa berbeda-beda di tiap perusahaan. Biasanya tahap-tahap
yang akan Anda jalani selama proses seleksi atau rekrutmen MT adalah:
TAHAP 1 :
Psikotes atau online test Psikotes yang terdiri dari tes verbal, tes numerikal,
tes kepribadian. Dalam akhir tes ini biasanya Anda akan disuruh menggambar
(WARTEGG TEST) dan mengerjakan PAULI atau KREPLIN TEST. Dari tes Pauli dan
Kreplin ini dapat diketahui seberapa cepat, tepat dan konsisten anda
mengerjakan pekerjaan yang rumit dan membutuhkan konsentrasi.
Pada online test, perusahaan biasanya kerjasama dengan organisasi konsultan
dari Amerika atau manapun yang memberikan jasa online assessment test dengan
tujuan membantu HRD perusahaan menilai calon karyawan. Oleh karena itu, online
test biasanya menggunakan bahasa Inggris. Ketika Anda sudah bertemu dengan
pihak HRD, Anda akan diberikan undangan berisi alamat situs yang harus Anda
kunjungi serta access code agar Anda bisa log in. Ketika sudah log in Anda akan
diminta untuk mengisi sedikit biodata dan kemudian dilanjutkan dengan mengikuti
serangkaian tes yang disediakan. Ingat bahwa dalam online test ini, setiap
pertanyaan diberi waktu, jadi Anda akan kehilangan pertanyaan tersebut jika
terlalu lama menjawabnya.
TAHAP 2 : Wawancara atau tes bahasa inggris TOEFL Wawancara dengan lembaga
konsultan yang telah dipercaya oleh perusahaan. Biasanya wawancara menyangkut
kegiatan organisasi dan kepribadian Anda. Karena ingin tahu pribadi anda dengan
lebih detail, maka biasanya wawancara dengan konsultan ini sangat lama, bisa
sampai satu jam lebih. Ada juga perusahaan yang meminta pelamar mengikuti tes
bahasa inggris atau TOEFL yang diadakan baik oleh perusahaan itu sendiri
kerjasama dengan lembaga kursus. Tujuannya tentu saja memilih karyawan dengan
kemampuan bahasa Inggris yang baik.
TAHAP 3 : Tes
bakat (Assessment Test) Dalam tes ini biasanya akan berupa diskusi kelompok,
games kelompok, maupun presentasi individu. Dalam tes kelompok dilakukan
bersama dengan pelamar-pelamar lain. Ingat bahwa Anda diminta untuk menjadi
yang terbaik namun tetap membawa misi kelompok, yaitu saling bekerjasama dan
menghormati. Maksudnya, ketika melakukan diskusi, Anda harus aktif namun tetap
mendengarkan pendapat orang lain. Sebagai informasi bahwa di perusahaan
tertentu, diskusi dan presentasi individu dilakukan dalam bahasa inggris.
TAHAP 4 : Wawancara dengan bagian SDM atau HRD Dalam wawancara ini biasanya
anda akan ditanya seputar bidang apa yang Anda minati, dan bidang apa yang
cocok untuk Anda.
TAHAP 5 : Wawancara dengan user/manajemen perusahaan Dalam wawancara ini
mungkin akan ada beberapa pertanyaan yang telah ditanyakan di
wawancara-wawancara sebelumnya. Namun pada intinya, di tahap ini memungkinkan
Anda ditanya seputar masalah gaji.
TAHAP 6 : Medical check up atau tes kesehatan Setiap Anda ingin menjalani tes
kesehatan, ada baiknya anda menjaga pola makan dan tidur anda sehari
sebelumnya. Karena jika Anda terlalu letih ketika tes kesehatan, akan berakibat
muncul hasil lab yang tidak diinginkan.
PERLU DIINGAT bahwa Anda bisa saja gagal di TAHAP MANAPUN. Meskipun Anda sudah
sampai hingga tahap terakhir, Anda bisa gagal. Proses penyaringan karyawan MT
sangat ketat, sehingga perusahaan sangat selektif dalam memilih yang terbaik.
Tak jarang pada setiap kesempatan wawancara, Anda akan menghadapi
pertanyaan-pertanyaan “jebakan” yang tujuannya adalah “mencari kelemahan Anda”
Sebagai peserta yang rata-rata adalah lulusan fresh graduates baru dari
perguruan tinggi, jelas peserta MT masih minim keahlian, pengalaman, pemahaman
soal sistem dan budaya kerja dan kepemimpinan.
Oleh karena itu, setelah lolos dari proses seleksi MT, biasanya Anda
akan mengikuti masa training selama 6 bulan hingga 1 tahun, tergantung dari
kebijakan setiap perusahaan. Selama training, anda akan belajar, dididik dan
diawasi kinerjanya. Tidak jarang ada karyawan yang tidak sanggup mengikuti masa
training dan akhirnya keluar dari perusahaan. Sehingga dia belum bisa disebut
sebagai “lulusan MT” di perusahaan tersebut, karena tidak mengikuti program
training sampai selesai. Program
training MT dalam Bank swasta yang saya ketahui sangatlah melelahkan, karena
harus belajar setiap hari (seperti kuliah) dan terdapat ujian-ujian tertulis
atau lisan pada saat tertentu. Setelah lulus belajar di kelas, biasanya akan
ditempatkan di cabang-cabang perusahaan atau istilahnya On the Job Training
atau OJT. Setelah mengikuti masa training hingga selesai (kira-kira 6-12
bulan), maka Anda boleh dikatakan sebagai “lulusan MT perusahaan X”. Maka
setelah itu karir Anda akan berjalan lebih mulus dan bisa menempati posisi
cukup tinggi di perusahaan tersebut.
·
Pelatihan sumberdaya manusia untuk ritel
Dengan kata
lain, seakan-akan investasi di bidang SDM tidak membawa hasil. Itulah mengapa
ada perusahaan-perusahaan yang menerapkan program rekrutmen lewat management
trainee (MT). Tujuannya adalah mendapatkan manajer yang memahami kondisi bisnis
perusahaan tersebut. Biasanya para MT akan memulai karier dari staf, lalu
meningkat ke posisi supervisor, eksekutif, dan akhirnya manajer. Kebanyakan yang direkrut untuk menjadi MT
adalah lulusan baru (fresh graduate). Mereka diberi pelatihan dan pengetahuan
tentang kondisi bisnis perusahaan tersebut. Maka, seorang management trainee
adalah peserta dari program tadi. MT merupakan proses rekruitmen dan pencarian
sumber daya manusia dengan kualitas tertentu dalam bidang tertentu, yang
dilatih untuk ‘menduduki’ posisi kunci dalam sebuah perusahaan.
Menurut Inge Santoso, seorang trainer yang biasa memberikan pelatihan di
sejumlah perusahaan besar, yang ditekankan pada MT adalah aspek psikologis.
Para peserta pelatihan, katanya, biasanya tidak melihat potensi besar yang
mereka miliki. ‘’Tugas kami di sini menyadarkan mereka untuk melihat potensi
terpendam mereka,’’ ujarnya. Setelah sadar, mereka biasanya berusaha menggali
dan memperbaiki kinerja mental mereka.Dampak setelah mengikuti pelatihan,
mereka menjadi lebih giat dan bekerja secara total. Kehidupan pribadi dan
sosial mereka, lanjut Inge, juga semakin bagus. Tidak ada latar belakang
pendidikan khusus untuk menjadi seorang MT. Tergantung perusahaan, posisi untuk
bidang apa yang dibutuhkan. Di Amerika, yang banyak membutuhkan MT adalah
bidang ritel, jasa, dan department store.
Di Indonesia pencarian MT ditawarkan oleh perbankan. Hanya saja, nama MT
menjadi businees development programme. Iwan Setiawan, trainer dari Forever
Young Indonesia, sebuah perusahaan multi level marketing, mengungkapkan, yang
ditekankan pada para MT adalah pengembangan karakter. Diharapkan, setelah
mengikuti pelatihan, para anggota di perusahaannya akan lebih kuat dan stabil.
‘’Manusia tersusun dari fisik, mental, emosi, dan rohani. Satu sama lain harus saling
terkait,’’ ujarnya. Di perusahaan tempat Iwan bekerja, profesi MT masuk dalam
bagian training dan human resources development (HRD). Itu tidak selalu berlaku
demikian, tergantung kebijakan masing-masing perusahaan. Tergantung kebijakan
perusahaan juga berlaku pada lamanya program pelatihan yang diberikan untuk MT.
Ada perusahaan yang mewajibkan MT mengikuti pelatihan antara 1-2 tahun dengan
diberi pengetahuan tentang pengendalian bisnis, pembuatan kebijakan, rencana
manajerial, dan membangun jaringan komunikasi. Ada perbedaan antara masuk kerja
pertama sebagai karyawan dan MT. Bila sebagai karyawan, seseorang harus
menjalani masa percobaan. Sementara bila sebagai MT, ia akan menjalani masa
evaluasi. Sebagai tambahan, peserta MT biasanya akan diputar tempat tugasnya.
Dengan kata lain, mereka menjalani sistem perputar
·
Rencana penggajian sumberdaya manusia untuk
ritel
Banyak perusahaan yang berangkat
dalam proses pengembangannya hanya melihat pada aspek SDM (Sumber Daya Manusia)
adalah kebijakan yang bersifat biaya. Mengapa dianggap demikian? Banyak
perusahaan melihat bahwa sumber daya manusia atau karyawan di dalamnya adalah
beban, mulai dari penggajian, belum lagi kewajiban seperti Jamsostek ataupun
kewajiban untuk memberikan tunjangan lainnya. Lalu muncul suatu pemahaman
bahwa sumber daya manusia adalah suatu bentuk investasi yang penting untuk
dikelola sehingga definisi human resources (sumber daya manusia) menjadi human
capital (investasi manusia).
Dalam proses pengembangan sumber
daya manusia, hal yang menjadi pertimbangan penting dalam suatu perusahaan
adalah kebijakan yang diterapkan untuk pengembangan manusia di mana disebutkan
karyawan yang bekerja dalam perusahan memang bisa dikembangkan menjadi
investasi bagi perusahaan itu sendiri. Kebijakan yang diterbitkan oleh
perusahaan itu sendiri haruslah memuat suatu kepentingan jangka panjang yang
nantinya dituntut adanya suatu komitmen jangka panjang terhadap proses
pengembangan perusahaan itu sendiri. Kebijakan yang diterbitkan oleh perusahaan
terhadap pengembangan sdm meliputi kebijakan (1) Sistem numerasi (2) Sistem
manajemen performa (3) Sistem pengembangan sumber daya manusia (4) Sistem
budgeting terhadap operasional dari proses pengelolaan sumber daya manusia (5)
Peraturan perusahaan dan persyaratan yang terkait dengan pengelolaan sumber
daya manusia.
Salah satu kesalahan yang
seringkali dilakukan oleh perusahaan adalah kemampuan untuk memastikan
konsistensi kebijakan untuk dijalankan. Hal apa yang menjadi alasan untuk
kemunculan ketidaksesuaian konsistensi dari kebijakan itu sendiri? Pertama,
situasi dan kondisi yang menyebabkan penyimpanan terhadap sistem dapat muncul
dimana antara kebutuhan untuk mengoptimalkan sdm ditekan oleh adanya kebutuhan
pengembangan sdm itu sendiri. Sehingga dengan kondisi ”terpaksa”
kebijakan terhadap sdm itu sendiri dilanggar. Kedua, adanya conflict of
interest yang dimunculkan oleh oknum-oknum baik itu internal perusahaan maupun
dari pihak manajemen itu sendiri yang menyebabkan pelanggaran dengan sengaja
dilakukan. Ketiga, adanya perubahan dari manajemen perusahaan yang
menyebabkan kebijakan sudah tidak memadai untuk menghadapi aspek kompetisi
dengan dunia luar.
Ketidakkonsistenan dalam
menjalankan manajemen sumber daya manusia dapat menyebabkan bumerang yang dapat
membunuh strategi dalam perusahaan itu sendiri. Dimana karyawan mulai
mempertanyakan konsistensi kebijakan sumber daya manusia yang dijalankan
perusahaan. Konsep dan aspek adil di dalam organisasi harus dapat
memastikan bahwa sistem kebijakan sumber daya manusia yang dijalankan dapat
mengembangkan dan menumbuhkan persaingan yang positif dalam perusahaan sehingga
dapat meningkatkan performa dari organisasi.
Suatu sistem yang baik, adalah
sistem yang dapat teraudit. Sistem manajemen sumber daya manusia, harus
dibangun dengan mengikuti aturan ini. Sistem sumber daya manusia yang
tepat adalah sistem yang dibangun dengan mengedepankan konsep PDCA (Planning-
Do- Check- Action). Apa yang dimaksud dengan konsep tersebut.
(a) Planning
Dalam menyusun sistem harus
ditetapkan tujuan dari suatu sistem tersebut dibuat, serta dijelaksanakn latar
belakang yang menjelaskan sistem tersebut dibangun.
Contoh: SOP (Standard Operating
Procedure) sistem rekruitmen (penerimaan karyawan). Pada saat penyusunan
sistem, harus dilihat tujuan dari sistem tersebut dibangun, ruang lingkup dari
SOP itu sendiri meliputi jenis rekruitmen internal atau eksternal maupun aspek
pengembangan sistem rekruitmen lainnya.
(b) Do
Bagaimana sistem tersebut
dijalankan. Seperti menjelaskan pejabat mana yang memiliki kewenangan
untuk menjalankan proses ini, lalu bagaimana proses tersebut dijalankan, detail
terhadap sistem dokumentasi tersebut dijalankan juga menjadi bagian yang
penting untuk dijelaskan.
(c) Check
Bagaimana sistem tersebut dievaluasi
maupun diaudit untuk memastikan sistem tersebut dijalankan. Suatu sistem
yang baik harus memastikan adanya proses verifikasi (pemeriksaan ulang) ataupun
validasi (pengesahan). Seperti proses penyelesaian sistem kompensasi,
harus dipastikan adanya mekanisme pemeriksaan sebelum proses dijalankan.
Setelah proses dijalankan pun juga harus dipastikan adanya suatu proses
pemeriksaan yang intensif untuk memastikan bahwa mekanismen evaluasi tersebut
dijalankan.
(d) Action
Penetapan tindakan perbaikan dan
pencegahan yang dilakukan untuk mengantisipasi apabila sistem yang dimaksud
tidak dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan.
Audit adalah salah satu bentuk
dari proses check itu sendiri. Sedikit berbeda dibandingkan dengan konsep
verifikasi dan validasi. Dalam proses verifikasi dan validasi proses
dijalankan sebelum suatu bentuk proses sudah dijalankan. Sehingga mencoba
dipastikan bahwa proses tersebut sudah mengikuti aturan kesesuaiannya sebelum
diimplementasikan. Contoh adalah mekanisme penggajian, dalam proses dan
mekanisme penggajian. Sebelum system penggajian tersebut dijalankan harus
dipastikan adanya verifikasi dari pejabat yang berwenang, mungkin di sini
adalah HR & GA Manager yang melakukan proses pemeriksaan terhadap
kesesuaian data kompensasi tersebut dan kemudian pengesahan itu sendiri
dijalankan oleh Finance Accounting Manager sebagai pejabat yang memiliki
authorisasi untuk melakukan proses transaksi.
Komitmen yang dikembangkan itu
sendiri meliputi:
(1) Sistem kompensasi
Sistem kompensasi memuat seluruh
faktor numerasi yang diterapkan oleh perusahaan. Seperti bagaimana
mekanisme penggajian ditetapkan, apakah termuat informasi yang terkait dengan
pengemangan antara sistem golongan jabatan dengan sistem penggajian yang
ditetapkan dalam perusahaan itu sendiri. Apakah penyusunan sistem
kompensasi tersebut telah sesuai dengan konsep standar persyaratan yang
dimaksud. Tidak terdapat penyimpangan yang terkait dengan sistem numerasi
yang dimaksud, seperti tata cara pembayaran, bukti-bukti atau dokumen yang
dibutuhkan untuk mengembangakan sistem kompensasi yang dimaksud. Lalu bagaimna
cara mengauditnya? Auditor dapat melakukan proses memastikan kesesuaian antara
kebijakan dan proses pelepasan kompensasi itu sendiri dijalankan. Dalam
beberapa kasus, juga dapat melakukan proses validasi dan verifikasi terhadap
individu yang menerima transaksi tersebut.
(2) Sistem Manajemen
Performa
Proses audit yang dijalankan
adalah melihat kesesuaian antara indikator yang mencapai target tersebut
ataupun realisasi yang terukur. Konsep pemeriksaan lebih melihat pada
aspek obyektifitas dari sistem manajemen performa yang dijalankan tersebut
untuk melihat aspek kesesuaian yang ada dalam konsep pengukuran prestasi
karyawan. Bukti-bukti terdokumentasi harus diperiksa secara teliti untuk
melihat kesesuaian dan obyektifitas dari penilaian.
(3) Sistem
pengembangan sumber daya manusa
Unit kerja SDM sangat erat
peranannya dalam proses pengembangan sumber daya manusia. Audit pada area
kerja ini memiliki fokus untuk memastikan bahwa SOP pelatihan dijalankan.
Seperti proses dalam penyusunan program pelatihan, individu yang
menjalankan pelatihan dan efektifitasnya. Nilai efektifitas ini sangat
penting untuk teraudit untuk memastikan bahwa kondisi proses operasional
pengembangan sumber daya manusia telah sejalan dan berbasis dengan kompetensi
SDM yang ada di lapangan.
(4) Sistem budgeting
Dalam proses pengembangan sumber
daya manusia, suatu perusahaan harus menerapkan suatu konsep budgeting yang
kemudian dikembangkan menjadi bentuk pengembangan strategis
pelaksanaannya. Budgeting dari proses ini harus dipastikan dijalankan
sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan. Bagaimana proses
penyusunan peraturan perundangan adalah kesesuaian pelaksanaannya dan kesesuai
terhadap persyaratan peraturan dan perundang-undangan.
Bagaimana dengan penjelasan
audit yang telah disampaikan, apabila masih diperlukan pertimbangan lanjutan
terhadap proses audit ini. Konsultan kami akan siap membantu dalam
melakukan proses implementasi audit SDM yang dijalankan di lapangan.
Proses audit ini nanti akan dilengkapi dengan laporan audit yang nantinya
sebaiknya ditindaklanjuti oleh perusahaan.
yang memiliki alokasi budget
dijalankan.
(5) Peraturan
perusahaan dan persyaratan peraturan perundang-undangan
Mekanisme penyusunan peraturan
adalah suatu kebijakan strategis yang bersifat jangka panjang dan terkait
dengan peraturan dan perundang-undangan. Hal yang sangat perlu dicermati
dalam proses pengembangan dan
atau hambatan,
hal ini muncul baik itu dari organisasi atau instansi itu sendiri maupun
lingkungan yang ada di sekitarnya, sebagaimana menurut Sondang P. Siagian
mengemukakan sebagai berikut : “Kiranya perlu ditekankan terlebih dahulu bahwa
dalam menjalankan tugasnya mencari calon-calon pegawai, para pencari tenaga
kerja suatu organisasi harus menyadari bahwa mereka menghadapi berbagai
kendala. Berbagai penelitian dan pengalaman banyak orang dalam hal rekrutmen
menunjukkan bahwa kendala yang biasa dihadapi itu dapat mengabil tiga bentuk,
yaitu kendala yang bersumber dari organisasi bersangkutan sendiri, kebiasaan
para pencari tenaga kerja sendiri dan fakto-faktor eksternal yang bersumber
dari lingkungan di mana organisasi bergerak.”
[10]
Kendala atau hambatan yang muncul dari dalam organisasi atau instansi itu
biasanya berkaitan dengan kebijakan yang ada dalam penarikan atau perekrutan
tenaga kerja, di mana bahwa dalam organisasi itu posisi atau kedudukan yang ada
sudah terisi oleh karyawan yang sudah ada dalam organisasi itu sendiri,
sehingga tidak menerima lagi lowongan bagi pencari kerja baru. Di samping itu
kebijakan laind dalam organisasi atau instansi itu sendiri mengenai tentang
imbalan (upah dan gaji) yang diberikan yang kurang sesuai dengan harapan para
tenaga kerja. Dalam pelaksanaan penarikan tenaga kerja para pencari tenaga
kerja yang mempunyai kebiasan-kebiasaan yang dilakukan, di mana pada penarikan
tenaga kerja terjadinya suatu kesalahan dan dari kesalahan tersebut muncul
suatu anggapan yang negatif sehingga proses untuk penarikan sumber daya
berikutnya dihentikan karena akibat dari kesalahan dalam penarikan tenaga kerja
sebelumnya. Selanjutnya bahwa kondisi lingkungan di sekitar organisasi atau
instansi itu sendiri dapat mempengaruhi dalam proses penarikan atau recruitment
tenaga kerja perlu memperhatikan
faktor-faktor eksternal, sebagaimana menurut
Sondang P. Siagian, sebagai berikut :
1. Tingkat
pengangguran. Dalam hal tingkat pengangguran yang tinggi, para pencari tenaga
kerja dapat bertindak lebih selektif karena banyak pancari pekerjaan yang
melamar, mungkin banyak di antaranya yang memenuhi persyaratan melebihi
ketentuan organisasi untuk mengisi lowongan yang tersedia
2. Kedudukan
organisasi pencari tenaga kerja baru vis a vis organisasi lain yang bergerak di
bidang kegiatan yang sama atau menghasilkan barang dan jasa sejenis.